Керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», Постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», враховуючи висновки та пропозиції державного архіву Тернопільської області за результатами комплексного перевіряння архівного відділу Тернопільської міської ради державним архівом Тернопільської області, з метою впорядкування деяких питань діловодства у міській раді, виконавчий комітет міської ради

ВИРІШИВ:

1. Внести зміни до рішення виконавчого  комітету від 15.10.2020 № 799 «Про затвердження Інструкції з діловодства у Тернопільській міській раді», а саме:

1.1. Викласти в новій редакції пункт 191 розділу VI «Систематизація та зберігання документів у діловодстві»:

191. Під час формування електронних справ слід дотримуватися загальних правил з урахуванням таких вимог:

групувати в електронні справи документи, виконані протягом одного календарного року, крім перехідних електронних справ (ведуться протягом кількох років);

документ-відповідь групується за ініціативним документом;

включати в електронні справи лише оригінали електронних документів або у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку електронні копії;

обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;

обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважений засвідчувач виготовляє паперові копії таких документів, які він засвідчує.

Засвідчені копії повинні містити перелік визначених цією Інструкцією реквізитів, нанесених за допомогою QR-коду.

Зазначені засвідчені паперові копії електронних документів формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ для зберігання, які передаються до архівного відділу у порядку, визначеному цією Інструкцією, для постійного зберігання.

Створення інших паперових примірників електронних документів не вимагається.

1.2. Викласти в новій редакції пункти 458 - 462 розділу ХІІ Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання:

458. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, після завершення їх ведення, передаються один раз на рік, в упорядкованому стані, до архівного відділу в упорядкованому стані, для подальшого зберігання та користування.

459. Передача справ до архівного відділу здійснюється за графіком, затвердженим керівництвом установи.

460. За письмовим зверненням структурного підрозділу,  архівний підрозділ оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.

461. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архівного відділу в присутності працівника, який передає упорядковані та оформлені справи.

462. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного відділу за актами приймання – передачі справ.

У кінці кожного примірника акту, працівник архівного відділу, розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник акту повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному відділі.

Архівний відділ зобов’язаний забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному відділі для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

2. Контроль за виконанням рішення покласти на заступника міського голови - керуючого справами Івана Хімейчука.