Керуючись законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Про електронні документи та електронний документообіг», постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (із змінами та доповненнями, зокрема внесеними постановами КМУ № 1188 від 25.09.2025), рішенням Національної комісії зі стандартів державної мови від 01.03.2026 № 47 «Про затвердження Українського правопису як стандарту державної мови», Національним класифікатором України, враховуючи рекомендації внутрішнього аудиту в Тернопільській міській раді,, з метою вдосконалення електронного документообігу в системі «АСКОД» та приведення нормативно-правових актів міської ради у відповідність до законодавства України, виконавчий комітет міської ради,

ВИРІШИВ:

1. Внести зміни та доповнення до Інструкції з діловодства у Тернопільській міській раді, затвердженої рішенням виконавчого комітету від 15.10.2020 №799 (далі — Інструкція):

1.1. По всьому тексту Інструкції :

1.1.1.назву Закону України «Про електронні довірчі послуги» замінити назвою «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» у відповідних відмінках.

1.1.2.слово «проект» замінити словом «проєкт» в усіх відмінках.

1.2. Пункти 14, 15, 16 Розділу II. «Міжвідомчий обмін електронними документами» викласти в такій редакції:

«14. Обмін електронними документами через систему взаємодії здійснюється з дотриманням вимог до встановлених форматів (зокрема ASiC, PAdES). Обмін поза системою взаємодії допускається як виняток лише у випадках, визначених пунктом 2 Інструкції розділу «I. Загальні положення»».

«15. Система взаємодії забезпечує гарантовану доставку документів. Відмітка про отримання в системі «АСКОД» є підтвердженням часу отримання документа одержувачем».

«16. Користувачі системи відповідають за повноту інформації та своєчасність використання кваліфікованих сертифікатів електронного підпису чи печатки».

1.3. Пункт 122 Розділу «Підписання проектів електронних документів» доповнити реченням: «Відповідний примірник документа в СЕД вноситься на підпис особі, що виконує обов’язки, без повторного погодження, якщо зміст проєкту не змінено».

1.4. Пункти 359, 360 Розділу X. «Організація документообігу та виконання документів Вимоги щодо раціоналізації документообігу» викласти в такій редакції:

• • «359. Документообіг у міській раді здійснюється за принципом «цифровий за замовчуванням». Створення документів у паперовій формі допускається лише як виняток у випадках, визначених законодавством або при тривалих технічних збоях СЕД».

«360. Ефективна організація документообігу передбачає:

-проходження документів найкоротшим шляхом (від автора до підписувача без проміжних ланок;

-скорочення кількості інстанцій походження документів, зокрема перехід до паралельного погодження (візування одночасно всіма зацікавленими особами);

-уникнення дублетних операцій (заборона одночасного створення документа в паперовій та електронній формах, крім випадків, визначених законодавством);

-централізацію реєстрації документів у межах системи «АСКОД»;

-усунення ручних операцій через використання структурованих даних

та автоматичного формування звітів про виконання.»

1.5. Пункти 52, 54 Розділу III. «Організація електронного документообігу» підрозділу «Перевірка кваліфікованого електронного підпису» викласти в такій редакції:

«52. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки або удосконаленого електронного підпису чи печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, проводиться з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2023 № 798.»

«54. Підтвердження дійсності кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»».

1.6. Розділ X. «Організація документообігу та виконання документів Вимоги щодо раціоналізації документообігу» доповнити новим пунктом 361:

«361. Організація документообігу може передбачати використання структурованих даних, що забезпечують автоматизовану обробку інформації без створення візуальної форми документа (візуального образу) у випадках міжвідомчої електронної взаємодії».

1.7. У розділі IX. «Документування управлінської інформації»:

1.7.1. підрозділу «Загальні вимоги щодо створення документів»:

 - у пункті 224 слова і цифри «ДСТУ 4163-2003 замінити на слова і цифри «ДСТУ 4163:2020»

 - у пункті 229 слова і цифри «державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі – ДКУД) замінити на слова і цифри «класифікатором управлінської документації НК 010:2021 (далі – КУД).»

1.7.2. у підрозділі «Назва виду документа» у пункті 246 букви «ДКУД» замінити буквами «КУД».

2.Управлінню цифрової трансформації та комунікації зі ЗМІ забезпечити оновлення шаблонів документів у СЕД «АСКОД» згідно з цим рішенням.

3.Контроль за виконанням рішення покласти на заступника міського голови – керуючого справами Івана Хімейчука.